Računovodstveni dokumenti i blagajne, protokoli i povelje, knjigovodstvene knjige moraju se tiskati i čuvati na papiru. Istodobno, moraju se spajati tako da se stranice ne miješaju u dokumente, ne gube ili ne oduzimaju. U tu svrhu su prošiveni. Grubim nitima. Ako se šiva dokument ili knjiga, nit se dodatno zalijepi naljepnicom i ovjerava pečatom.
Priprema za heftanje i heftanje dokumenata
Pripremite listove dokumenata ili knjiga za šivanje. Pripremite iglu i grubu nit. Možda će vam trebati probušivač, ljepilo za tiskanice, naljepnica (papir 4 x 6 cm) i ispis. Zatim pripremite dokumente koji će se podnijeti. Složite listove pravilno, provjerite jesu li složeni u pravom redoslijedu. Ako je nekoliko listova ušiveno zajedno, dovoljno je probušiti iglom. Na mjestu šivanja nacrtajte strogo okomitu liniju, u središtu simetrično označite 3 točke, između kojih su strogo 3 cm, i možete ih porubiti. Ako je dokument posebno važan, možete napraviti pet rupa za povezivanje u razmacima od 3 cm. Rupe možete napraviti probijanjem rupa.
Za računovodstvene dokumente koje trebate podnijeti u debelim snopovima možete koristiti dvije mogućnosti. Probušite u dijelove i pomaknite uzduž niti. Ili napravite proboj debelim dugim čavlom i čekićem. Broji stranice od korica do korica prije spajanja dnevnika bilo čega. Dalje, čavlom i čekićem probušite rupe. Ili probiti šilom.
Kako i kako spajati dokumente
Možete spajati dokumente na nekoliko listova običnim nitima, ali bolje je odabrati niti za šivanje (oštra nit). Snopove bankovnih dokumenata bolje je spajati kanapom. Časopisi su gruba nit, jer je magazin pričvršćen sam po sebi, a konac je potreban da listovi ne budu potrgani.
Knjiga prihoda i rashoda mora biti numerirana i prošivena. Na posljednjoj stranici naznačeni su podaci o knjizi i stavljaju se potpisi i pečati (ako ih ima) poduzetnika i poreznog predstavnika.
Bolje dva puta spojiti dokumente radi pouzdanosti. Ispravna verzija šivanja je kada konac započne sa stražnje strane dokumenta, a ostatak konca nakon šivanja tamo je prikazan. Koliko centimetara konca trebate ostaviti na poleđini? 5-7 centimetara. Tada je prikladno vezati nit čvorom. Krajevi niti trebaju biti približno jednaki za daljnje lijepljenje.
Izrada uvezanog dokumenta
Što učiniti s računovodstvenim dokumentima nakon šivanja? Može se poslati u ormar ili arhivu. Rad s njima na firmware-u je završen. Ali važne dokumente, na primjer, protokole, treba dodatno pripremiti. Za to se priprema tanka papirnata naljepnica. Na njemu se unaprijed ispisuje sljedeći tekst: "Prošivan, numeriran, potpisan i ovjeren s N listova." N - broj listova, naznačen riječima i brojevima. Slijedi položaj šefa, naziv organizacije, stvarni potpis i pečat. Tekst se, naravno, tiska unaprijed, a potpis i pečat stavljaju kasnije.
Knjiga računovodstva i prihoda, koja se vodila u elektroničkom obliku, ispisuje se na kraju izvještajnog razdoblja, ispise uvezuje i ovjerava poduzetnik i predstavnik poreznog tijela.
Naljepnica se postavlja na stražnju stranu dokumenta tako da pokriva čvor niti i dio niti. Krajevi niti iznose se iz naljepnice i lijepe uredskim ljepilom po cijeloj površini naljepnice. Tek sada je moguće potpisati glavom i staviti pečat. Časopisi su podvrgnuti istom postupku s naljepnicom.
