Iskusni tajnici znaju da se poslovna korespondencija sastoji od dvije trećine upita i odgovora na njih. Glavna svrha pismenog pitanja je dobivanje bilo kakvih podataka od adresata. Autor pisma očekuje da dobije što potpuniji odgovor, koji će mu biti dostavljen u zakonski predviđenom roku ili naznačenom u zahtjevu. Ne postoje stroga pravila za obradu pisanih pitanja. Međutim, postoji nekoliko općih zahtjeva za poslovnu korespondenciju kojih se treba pridržavati prilikom njihove pripreme.
Potrebno
- - obrazac tvrtke;
- - A4 papir;
- - olovka;
- - Računalo;
- - Pisač.
Upute
Korak 1
Ispišite upitnik na zaglavlju organizacije ako se prijavljujete u ime tima i iz službenog razloga drugoj organizaciji ili pojedincu. Građanin koji zahtjev šalje bilo kojoj instituciji mora ga napisati čitko ili ispisati na A4 listu.
Korak 2
U gornjem desnom kutu pisma navedite podatke o primatelju: puno ime i prezime i prezime i inicijale, poštansku adresu organizacije (ako je potrebno). Podaci o tvrtki pošiljatelju nalaze se na lijevoj strani obrasca. U posebnom retku službenik mora navesti broj i datum odlaznog dokumenta. Ako se prijavljujete u svoje ime, u nastavku navedite vlastite podatke: prezime, ime, prezime (bez kratice), kućnu adresu, kontakt telefon. Na primjer: "Direktoru LLC tvrtke" Rano jutro "VV Petrov Semenov Vasilij Vasiljevič, nastanjen na adresi: NSK, Pervaya st., 15, apt. 15, telefon 00-00-00 ".
3. korak
Napišite naslov za svoju e-poštu. Trebao bi ukratko odražavati bit pisane žalbe, na primjer: "O minimalnoj veličini lota sjemenki tratinčice i veleprodajnoj cijeni za njih." Na zaglavlju stavite ovaj rekvizit s lijeve strane. Kada govorite u ime pojedinca, jednostavno možete naznačiti format pisma tako što ćete u sredinu retka utipkati frazu „upitno pismo“, „pisani zahtjev“ili „pismo zahtjeva“.
4. korak
Idite na izjavu o samom zahtjevu. Ovo će biti glavno pismo. U prve 1-2 rečenice objasnite razlog i svrhu zbog koje želite dobiti ove ili one informacije. Na primjer: „U svibnju članovi vrtnog partnerstva„ Sad “planiraju provesti skupnu kupnju sjemenki tratinčice. Nakon pregleda reklamne brošure vaše tvrtke, odlučili smo se koristiti ponuđenim uslugama. S tim u vezi, pošaljite sljedeće podatke na donju adresu."
Korak 5
Formulirajte svako pitanje. Pokušajte biti precizni i sažeti. Ne pravite preduge rečenice, uključujući 2-3 pitanja odjednom. Na kraju obavezno stavite upitnik - ovo će vizualno istaknuti glavnu temu. Ako postoji nekoliko pitanja, ispunite ih numeriranim popisom. Na primjer: „1. Koja je minimalna veličina punoće sjemena? 2. Koliko košta 1 vrećica sjemena na veliko i malo? 3. Koliko će trebati da se kupljena serija isporuči? 4. Koje dokumente morate dostaviti da biste sklopili ugovor o opskrbi između vaše tvrtke i vrtlarskog partnerstva?"
Korak 6
Završite pismo zahvalnicom. Također taktično možete naznačiti željeni vremenski okvir za primanje odgovora, na primjer: „Unaprijed zahvaljujem na odgovoru. Nadamo se da ćemo dobiti cjenik u roku od tjedan dana. Na zadnjem retku potpišite (u ime organizacije potpisuje se glava) i datum.
