Vođenje računovodstvenih evidencija prilično je mukotrpan zadatak. Mape s računima za neke vrste ugovora moraju se čuvati u organizaciji do deset godina, tako da ih treba podnijeti kako bi se u bilo kojem trenutku mogao pronaći potreban dokument.
Upute
Korak 1
Vodi dnevnik faktura. Tamo unesite sve brojeve dokumenata koje namjeravate podnijeti. Najbolje je to učiniti elektroničkim putem, u posebnom programu ili u uobičajenoj Excel tablici. Unesite broj dokumenta (obično mješoviti - numerički i numerički) i njegov datum. Povremeno prenesite podatke na diskove tako da u slučaju kvara računala arhiva ostane netaknuta i sigurna.
Korak 2
Stvorite više knjiga računa ako je u tvrtki više pravnih osoba. Pri izradi dokumenta odmah mu dajte odgovarajući broj. Primijenite konvencije. Na primjer, označite račune izdane za AD "Zolotaya Antelope" kao 123-ZA, a za AD "Padishah" kao 123-P. Obavezno navedite broj ugovora ili sporazuma na koji je sastavljena ova faktura.
3. korak
Uzmi račun koji treba podnijeti. Probušite dvije rupe bušilicom. Zalijepite dokument u mapu. Koristite teška veziva kako biste izbjegli nabiranje vrijednosnih papira. Ne trpajte ih pretijesno.
4. korak
Drugi način pohrane nalazi se u mapama datoteka. Uzmite prozirni poklopac i u njega umetnite račun. Stavite datoteku u vezivo i učvrstite posebnim držačima.
Korak 5
Označite svaku mapu. Imajte na umu koji su računi pravnih osoba tamo pohranjeni. Zapišite razdoblje za koje su dokumenti prikupljeni.
Korak 6
Molimo pošaljite račune starije od tri godine u skladište. Mape presavijte u kartonske kutije koje lako dišu. Na zidovima naznačite broj veziva i kojoj pravnoj osobi pripadaju. U programu u kojem registrirate dokumente označite koji su od njih poslani u skladište. Ako je potrebno, uvijek će biti moguće preuzeti arhivu i pronaći potrebne papire.
